Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Propertek, layanan yang disediakan oleh PT Nusantara Graha Manajemen, dapat mengelola informasi yang berkaitan dengan penggunaan Website, permintaan demo, proses implementasi, komunikasi layanan, dan penggunaan Produk oleh Pelanggan, Pengguna Resmi, tenant, owner, occupant, agent, developer, atau stakeholder lain yang terkait dengan pengelolaan properti.

Propertek adalah platform operasional properti untuk apartment, office building, office tower, dan managed property lain. Propertek membantu tim pengelola menghubungkan data properti, data unit, tenancy, layanan tenant, announcement, helpdesk, booking, handover, metering, billing, payment interaction, dashboard, dan workflow operasional terkait dalam satu sistem yang lebih rapi dan terhubung.

1. Informasi yang Dapat Dikumpulkan

Informasi yang dapat dikumpulkan bergantung pada konteks penggunaan Website, komunikasi dengan tim Propertek, proses implementasi, dan modul Produk yang digunakan oleh Pelanggan.

1.1. Informasi dari Website dan Permintaan Demo

Saat pengunjung menghubungi Propertek melalui Website, email, formulir, atau channel komunikasi lain, Propertek dapat menerima informasi seperti:

• nama;
• alamat email;
• nomor telepon;
• nama perusahaan, nama properti, atau organisasi;
• jabatan atau peran dalam pengelolaan properti;
• isi pesan, kebutuhan demo, atau kebutuhan konsultasi;
• informasi teknis dasar seperti alamat IP, tipe perangkat, browser, halaman yang dibuka, dan waktu akses bila tersedia dari sistem Website.

1.2. Informasi Akun dan Pengguna Resmi

Untuk penyediaan layanan Propertek, Propertek dapat mengelola informasi akun dan akses seperti:

• nama pengguna;
• alamat email;
• nomor telepon;
• username atau identitas login;
• peran, hak akses, dan unit kerja;
• status akun dan aktivitas penggunaan yang diperlukan untuk operasional, keamanan, audit, dan dukungan layanan.

1.3. Informasi Properti, Unit, dan Stakeholder

Karena Propertek digunakan untuk operasional managed property, Produk dapat memproses informasi yang dimasukkan atau dikelola oleh Pelanggan, termasuk:

• data properti, tower, cluster, unit, facility, dan struktur operasional terkait;
• data owner, tenant, occupant, agent, developer, atau stakeholder lain yang relevan;
• hubungan antara unit, owner, tenant, occupant, agent, dan pihak terkait;
• status tenancy, occupancy, move-in, move-out, handover, atau BAST;
• alamat korespondensi, kontak, dan informasi administrasi yang diperlukan untuk layanan properti.

1.4. Informasi Billing, Metering, dan Payment Interaction

Propertek dapat memproses informasi yang diperlukan untuk workflow billing dan collection control, seperti:

• invoice, tagihan, outstanding, pembayaran, penalti, dan status collection;
• informasi pemakaian utilitas, meter reading, bukti pembacaan meter, dan histori meter;
• payment interaction melalui channel yang digunakan Pelanggan, termasuk mobile app, WhatsApp, payment gateway, atau channel pembayaran lain yang disetujui;
• status transaksi, instruksi pembayaran, dan riwayat aktivitas yang dibutuhkan untuk pencocokan, pelacakan, audit, dan layanan pelanggan.

Propertek tidak meminta pengguna mengirimkan informasi kartu pembayaran sensitif langsung ke Propertek melalui Website publik. Pemrosesan pembayaran dapat melibatkan penyedia payment gateway atau mitra pembayaran sesuai channel yang digunakan.

1.5. Informasi Layanan Tenant, Booking, Helpdesk, dan Handover

Dalam modul layanan tenant dan operasional properti, Propertek dapat memproses informasi seperti:

• announcement dan status pengiriman atau pembacaan bila didukung channel;
• tiket helpdesk, kategori permintaan, detail keluhan atau request, status tindak lanjut, SLA, riwayat tindakan, dan feedback;
• data booking facility, jadwal, status approval, aturan penggunaan, dan pembayaran bila relevan;
• data handover, move-in, move-out, checklist, tanda tangan atau bukti dokumen, foto evidence, meter handover reading, dan catatan follow-up;
• foto, lampiran, atau dokumen pendukung yang diunggah oleh Pelanggan, Pengguna Resmi, tenant, atau stakeholder lain dalam konteks operasional properti.

1.6. Informasi dari Channel Komunikasi

Propertek dapat memproses informasi yang dikirim melalui email, telepon, WhatsApp, mobile app, atau channel komunikasi lain yang digunakan untuk invoice notification, payment inquiry, announcement, request status, demo, implementasi, support, atau komunikasi operasional yang relevan.

2. Cara Informasi Digunakan

Propertek dapat menggunakan informasi untuk tujuan berikut:

• menindaklanjuti permintaan demo, pertanyaan, atau komunikasi dari calon pelanggan;
• melakukan assessment kebutuhan, implementasi, konfigurasi, dan pelatihan layanan;
• menyediakan, mengoperasikan, memelihara, dan meningkatkan Produk;
• mengelola akun, hak akses, autentikasi, keamanan, dan audit penggunaan;
• membantu Pelanggan menjalankan workflow properti, tenancy, announcement, helpdesk, booking, handover, metering, billing, payment interaction, dashboard, dan reporting;
• mengirim invoice notification, payment reminder, announcement, status request, atau komunikasi layanan lain sesuai konfigurasi dan kebutuhan Pelanggan;
• memberikan support, troubleshooting, bug fixing, update sistem, dan service maintenance;
• menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, dan menindaklanjuti aktivitas yang melanggar ketentuan penggunaan;
• memenuhi kewajiban administratif, legal, pajak, kepatuhan, atau permintaan yang sah dari instansi berwenang;
• menyusun analisis internal secara wajar untuk meningkatkan kualitas layanan, selama tetap memperhatikan kerahasiaan dan batasan akses data.

3. Dasar dan Peran Pemrosesan

Dalam penggunaan Produk, Pelanggan bertanggung jawab menentukan data apa yang dimasukkan, siapa yang diberi akses sebagai Pengguna Resmi, dan bagaimana data tersebut digunakan untuk operasional properti. Propertek memproses data tersebut untuk menyediakan layanan sesuai kesepakatan dengan Pelanggan.

Untuk data yang dikirim langsung oleh pengunjung Website atau calon pelanggan, Propertek menggunakan informasi tersebut untuk menjawab pertanyaan, mengatur demo, menyampaikan informasi layanan, dan menjalankan komunikasi bisnis yang relevan.

4. Berbagi Informasi dengan Pihak Lain

Propertek tidak menjual informasi pribadi. Informasi dapat dibagikan secara terbatas kepada pihak yang relevan apabila diperlukan untuk menjalankan layanan, antara lain:

• tim internal yang membutuhkan akses untuk implementasi, support, keamanan, administrasi, atau operasional layanan;
• penyedia email, komunikasi, analytics teknis, dan alat operasional yang membantu penyediaan layanan;
• penyedia payment gateway, bank, e-wallet provider, atau mitra pembayaran lain yang diperlukan untuk payment interaction;
• penyedia channel komunikasi seperti WhatsApp, email, SMS, push notification, atau layanan komunikasi lain yang digunakan dalam workflow Pelanggan;
• konsultan, auditor, penasihat hukum, atau pihak profesional lain jika diperlukan untuk kepatuhan, audit, atau perlindungan hak;
• instansi pemerintah, regulator, pengadilan, atau pihak lain apabila diwajibkan oleh hukum atau permintaan yang sah.

Pihak-pihak tersebut hanya diberikan akses sejauh diperlukan untuk tujuan yang relevan dan sesuai dengan peran masing-masing.

5. Penyimpanan dan Retensi Data

Propertek menyimpan informasi selama diperlukan untuk menyediakan layanan, memenuhi tujuan pengumpulan data, menjalankan kewajiban kontraktual, mendukung audit dan keamanan, menyelesaikan sengketa, atau memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

Data operasional Pelanggan dapat disimpan selama akun dan layanan masih aktif, kecuali terdapat ketentuan lain dalam perjanjian, kewajiban hukum, atau kebijakan retensi yang disepakati. Jika layanan berakhir, penghapusan atau pengembalian data mengikuti perjanjian layanan, ketentuan penggunaan, kebutuhan administrasi, dan kewajiban hukum yang berlaku.

6. Keamanan Informasi

Propertek berupaya menjaga keamanan informasi dengan langkah yang wajar sesuai kebutuhan operasional, termasuk pengendalian akses, pembatasan hak akses berdasarkan peran, pemeliharaan sistem, pemantauan keamanan, dan praktik penyimpanan data yang sesuai.

Namun, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Pelanggan dan Pengguna Resmi juga bertanggung jawab menjaga kerahasiaan akun, username, password, perangkat, dan hak akses yang digunakan untuk mengakses Produk.

7. Hak Akses, Koreksi, dan Penghapusan

Pengguna atau stakeholder yang ingin meminta akses, koreksi, pembaruan, atau penghapusan data dapat menghubungi Pelanggan atau pengelola properti terkait terlebih dahulu, karena banyak data dalam Produk dikelola oleh Pelanggan sebagai bagian dari operasional properti.

Apabila permintaan disampaikan langsung kepada Propertek, Propertek dapat meminta verifikasi identitas dan/atau mengarahkan permintaan tersebut kepada Pelanggan yang berwenang, terutama jika data berada dalam konteks akun properti, unit, tenant, billing, helpdesk, booking, handover, atau workflow operasional Pelanggan.

8. Cookie dan Teknologi Serupa

Website Propertek dapat menggunakan cookie atau teknologi serupa untuk fungsi dasar situs, keamanan, preferensi, dan analisis teknis. Pengunjung dapat mengatur penggunaan cookie melalui pengaturan browser masing-masing. Beberapa fungsi Website mungkin tidak berjalan optimal jika cookie tertentu dinonaktifkan.

9. Data Anak di Bawah Umur

Propertek tidak ditujukan untuk digunakan langsung oleh anak di bawah umur tanpa kewenangan dari orang tua, wali, atau pihak yang berwenang. Jika data anak di bawah umur perlu dicatat dalam konteks administrasi hunian, occupancy, atau operasional properti, Pelanggan bertanggung jawab memastikan dasar pemrosesan dan kewenangan yang sesuai.

10. Transfer dan Lokasi Pemrosesan

Informasi dapat diproses melalui sistem Propertek yang berada di Indonesia maupun di luar Indonesia, tergantung pada kebutuhan operasional dan konfigurasi layanan. Propertek akan mengambil langkah yang wajar agar pemrosesan tersebut tetap memperhatikan keamanan dan tujuan pemrosesan data.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Propertek dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan Produk, operasional, hukum, atau kebutuhan layanan. Versi terbaru akan ditampilkan pada halaman ini.

12. Kontak

Pertanyaan terkait Kebijakan Privasi dapat dikirimkan ke:

PT Nusantara Graha Manajemen
Gedung TIFA Lt. 5, Jl. Kuningan Barat I No. 26, Kuningan Barat, Mampang Prapatan, Jakarta Selatan
Email: [email protected]